Hoe tackle je je to-do lijst? Heel simpel: door realistisch te plannen. In deze blog lees je hoe je door minimalistisch plannen de rust kun terugpakken en tóch dingen gedaan krijgt.
Uit je hoofd, op papier. En dan?
Schreef ik vorige week nog over hoe je je hoofd leeg kon maken en hoe je je mentale to-do lijstje uit je hoofd en op papier ging krijgen, vertel ik je vandaag dat je precies het omgekeerde moet doen? Niet helemaal juist. Het punt zit ‘m in het feit dat je to-do lijst en je planning twee verschillende dingen zijn. Meer plannen klinkt als controle. Meer lijstjes, meer apps, meer overzicht. In theorie dan. Want in de praktijk zorgen al die to-do’s vaak juist voor onrust. Je opent je planning en ziet alleen maar wat je níet hebt gedaan. Het gevolg: een vol hoofd, een vol schema en het gevoel dat je altijd achterloopt. Hoe ga je er dan voor zorgen dat je 1, niets vergeet en 2, dat de taken op je uitgeschreven mentale to-do lijstje ook daadwerkelijk uitgevoerd worden?
Minimalistisch plannen draait het om. Niet alles vastleggen, maar juist bewust weglaten. Minder lijstjes, minder ruis, meer focus. En uiteindelijk: meer rust. Je moet minimalistisch plannen eigen zien als het volgende level in jouw planningsleer. Eerst rust in je koppie door dingen allemaal uit te schrijven en vanuit die lijst te werken aan overzicht. En als je dat onder de knie hebt ga je een stapje verder door vanuit die eerder verkregen basisrust te werken aan een haalbare basisplanning die ruimte overlaat voor het leven.
Waarom te veel plannen tegen je werkt
Veel vrouwen plannen alsof ze elke dag op hun best zijn. Hele dagen vol energie, zonder verrassingen, zonder kinderen die ziek worden of werk dat uitloopt. Maar dat is niet echt realistisch want een kleine kink in de kabel zorgt er dan voor dat je planning direct in de soep loopt.
Als je planning te vol staat:
- raak je sneller overweldigd
- schuif je taken eindeloos door
- voelt geen enkele dag af of klaar
- blijf je mentaal aanstaan
Plannen zou je moeten helpen, niet ervoor zorgen dat je volledig uitgeput raakt. Dus is het van belang dat je minimalistisch plant. Of zoals ik het zelf graag noem: lief plannen voor jezelf.
Kies één hoofdplanning
De basis van minimalistisch plannen is simpel: één plek voor alles. Geen losse briefjes, geen drie apps, geen mentale lijstjes meer. Kies één systeem dat bij je past. Bijvoorbeeld een grote papieren planner met voldoende schrijfruimte, één app waarin je alles kwijt kunt of een notitieboek waarin je alles kunt opschrijven.
Alles gaat daar in. Afspraken, taken, reminders. Zo hoef je niet meer te onthouden waar iets staat. Je hoofd mag loslaten, want het staat ergens. Twijfel je of iets belangrijk is? Zet het erin. Vertrouw erop dat je het later terugziet.
In mijn geval is dat werken met een papieren planner. Ik heb al jaren de grote jaaragenda van HEMA, waarin ik alles opschrijf: van werktaken tot de ophaalmomenten voor school en van mijn vaste hobby’s tot de drie huishoudelijke taken die ik die dag ga doen. Als mijn hoofd erg vol zit, schrijf ik alle taken die in mijn hoofd zitten op een kladblok en ga ik met dat kladblok mijn agenda vullen. Zo zorg ik dat alle taken gedaan worden, maar komt er wel overzicht.
Werk met een dagelijkse top 3
In plaats van een ellenlange to-do lijst, kies je elke dag maximaal drie taken die écht belangrijk zijn of die tijdsgebonden zijn. Kijk niet naar alles wat moet, maar naar wat vandaag het verschil maakt. Dat betekent minder keuzestress, meer focus en een grotere kans van slagen. Kijk naar je lijstje en prioriteer. Een cadeau kopen voor die verjaardag over 2 weken kan echt wel even wachten als je ook op je lijstje hebt staan dat je BTW-aangifte morgen verstuurd moeten zijn. Maar wees lief voor jezelf bij het maken van je top 3. Plan niet op een dag drie taken die je enorm tegenstaan of veel energie kosten. Hou het een beetje in balans.
En heb je je top 3 af? Dan is je dag geslaagd. Alles wat je daarna nog extra doet is bonus. Als je op deze manier naar je planning kijkt, haal je de druk van ‘ik moet nog zoveel’ eraf.
Laat bewust ruimte vrij in je agenda
Als ik iets geleerd heb de afgelopen jaren, is dat niet elk moment van je dag gevuld hoeft te zijn. Je bent niet per se beter bezig als je aan een stuk door alleen maar door ramt. Toch plannen veel vrouwen hun dagen vol tot op de minuut. En dat werkt averechts want dit gedrag hou je echt maar tijdelijk vol. Ook zorgt het ervoor dat je brein niet de kans krijgt om te schakelen van de ene naar de andere situatie. Zelf werk ik bijvoorbeeld nooit meer door tot de laatste minuut voordat ik de kinderen weer moet gaan ophalen. Het werkt veel fijner om een half uurtje voor dit tijd alles af te ronden en in mijn hoofd ook af te sluiten. Zo kan ik daarna mijn aandacht ook echt aan de kinderen besteden.
Vrije ruimte in je agenda is geen luxe, het is noodzakelijk voor onverwachte dingen, voor rust in je hoofd en vooral om niet constant te hoeven haasten en als een kip zonder kop rond te rennen.
Plan dus minder dan je aankunt. Laat gaten in je dag. Dat is geen falen, dat noemen we slim plannen.
Stop met alles onthouden
Veel mentale onrust komt doordat je bang bent iets te vergeten. Daardoor blijf je alles herhalen in je hoofd. Minimalistisch plannen betekent: alles uit je hoofd, in je systeem. Precies zoals ik in mijn vorige blog over je mentale to-do lijstje ook al schreef.
Heb je een idee? Schrijf het op.
Een nieuwe taak? Zet ‘m op je takenlijstje of direct in je planning.
Afspraak maken? Direct vastleggen en desnoods je planning van die dag aanpassen.
Je hoofd is geen opslagplek, maar een denkinstrument. Hoe minder het hoeft te onthouden, hoe rustiger je je voelt. Overigens is vooral dat laatste punt over afspraken een hele belangrijke. Als jij je planning hebt gemaakt en er komt toch een afspraak tussendoor, verwacht dan niet dat je in die tijd al je taken én die afspraak kunt doen. Pas je planning dus echt aan als dat nodig is. Maar door die extra vrije ruimte in je agenda komst dat vast wel goed!
Evalueer en schrap
Leren om goed en haalbaar te plannen is een proces. Dat betekent ook dat je moet gaan kijken wat voor jou werkt en wat er totaal niet bij jou past.
Kijk elke week kort terug:
– Wat werkte?
– Wat gaf stress?
– Wat kan weg?
Niet alles wat ooit belangrijk was, is dat nog steeds. Schrappen is namelijk net zo waardevol als plannen. Soms zelfs waardevoller. Leer van te volle dagen die je een slecht gevoel gaven. Dat was dus teveel en de volgende week ga je niet nog eens in die valkuil stappen. (Spoiler alert: gaat alsnog wel gewoon gebeuren hoor. En echt niet maar één keer ook.) Goed leren plannen is vallen en opstaan.
Minimalistisch plannen is realistisch plannen
Het doel is dus niet om productiever te worden, maar om juist meer rust te ervaren. Niet meer doen, maar beter kiezen. Je planning moet passen bij jouw leven, niet andersom.
Begin klein. Kies één plek. Maak morgen een top 3. Laat de rest los. Dat is minimalistisch plannen. En dat kun jij ook!
